Kiểm kê kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, kiểm kho như thế nào để đạt được hiệu quả, không mất nhiều thời gian và công sức lại là điều không phải ai cũng biết. Vì vậy, bài viết hôm nay, Bảo vệ Long Hải sẽ chia sẻ tới bạn quy trình kiểm kê kho chuẩn xác nhất.
Tại sao cần kiểm kê kho hàng?
Bất cứ đơn vị kinh doanh nào cũng cần phải kiểm kê kho định kỳ nếu muốn kiểm soát tốt hàng hóa cũng như hoạt động sản xuất, buôn bán của mình. Bởi nhờ kiểm hàng, chủ đơn vị sẽ nắm bắt các lô sản phẩm cận date, mã hàng còn tồn đọng quá nhiều hay loại hàng nào đã bán hết. Căn cứ vào đó để có quyết định xả hàng, nhập hàng phù hợp.
Ngoài ra, kiểm kê còn giúp chủ doanh nghiệp phát hiện kịp thời lô hàng có vấn đề, bị hỏng hóc, không dùng được. Qua đó có biện pháp xử lý hợp lý, tiết kiệm chi phí bảo quản cũng như tránh làm mất giá trị thương hiệu của đơn vị khi chẳng may sử dụng phải.
Đặc biệt, nếu lượng hàng trong kho sau khi kiểm kê chênh lệch quá lớn với số liệu ghi trong báo cáo kho thì đây là một lời cảnh báo cho chủ doanh nghiệp. Rất có thể có nhân viên gian lận hoặc năng lực quản lý kho còn hạn chế,…, đơn vị cần cân nhắc tới dịch vụ bảo vệ kho hàng.
Các phương pháp kiểm kê kho hàng thông dụng hiện nay
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những phương pháp kiểm kê khác nhau. Chính điều này tạo nên sự khác biệt về năng suất, hiệu quả quản lý, lợi nhuận của từng đơn vị. Nhưng nhìn chung có 2 cách kiểm kê kho hàng thông dụng là:
Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Giống như tên gọi, kiểm kê hàng thường xuyên là phương pháp kiểm kê diễn ra với tần suất liên tục, có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa. Phương pháp này thường áp dụng trong những mặt hàng có giá trị cao như điện thoại, máy tính, đồ gia dụng hoặc sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như nông sản, thuốc,….
Ưu điểm của phương pháp kiểm kho thường xuyên đó là xác định và nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào. Đồng thời hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch, mất mát hàng hóa. Tuy nhiên, do kiểm kê thường xuyên nên tốn khá nhiều thời gian và nhân lực.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Phương pháp kiểm kê này thường được lên kế hoạch cụ thể, có thể là 2 tuần/lần, kiểm theo tháng, theo quý. Cách này phù hợp với các đơn vị có nhiều mặt hàng, mẫu mã, sản phẩm nhưng giá trị không quá cao như thời trang, vật liệu xây dựng, đồ nội thất,….
Ưu điểm của kiểm kê kho định kỳ là chỉ cần tập trung nguồn lực vào một thời gian nhất định. Tuy nhiên, do các lần kiểm kê cách xa nhau nên nó khiến cho chủ đơn vị khó nắm bắt chính xác lượng hàng trong kho. Nếu có xảy ra chênh lệch hay gian lận cũng khó có thể phát hiện và xử lý kịp thời.
Quy trình kiểm kê kho hàng hiệu quả
Kiểm kê kho hàng không quá khó nhưng gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây:
Chuẩn bị trước khi kiểm kê
Trước khi tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho, bạn nên thực hiện một số công việc sau:
- Thông báo với nhân viên, bộ phận liên quan để họ có sự chuẩn bị tốt nhất. Đồng thời thông báo tới cả khách hàng/đối tác của doanh nghiệp để tránh sự phiền hà.
- Có sự phân công rõ ràng, cụ thể trong từng khâu kiểm kê hàng hóa.
- Lên kế hoạch chi tiết cho việc kiểm kho ở từng khu vực riêng biệt, thời gian kiểm kê, mã hàng cần ưu tiên trước,….
Thực hiện kiểm kê kho hàng
Sau khi chuẩn bị xong, bạn tiến hành thực hiện quy trình kiểm kê kho hàng như sau:
- Bước 1: Lập bảng thống kê hàng hóa trong kho với danh sách chi tiết, đầy đủ với các cột như tên hàng, mã hàng, số lượng trong ghi chép, số lượng thực tế,….
- Bước 2: Tiến hành kiểm kê lần lượt từng mặt hàng thực tế tại kho, ghi chép vào bảng thống kê đã lập sẵn. Đồng thời cập nhật các mặt hàng sắp hết hạn hoặc bị hư hỏng.
- Bước 3: Thực hiện so sánh 2 biên bản kiểm kê hàng thực tế trong kho với số liệu ghi trên sổ sách để xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có thì hãy kiểm tra lại mặt hàng đó lại một lần nữa và chốt con số chính xác nhất.
- Bước 4: Lập báo cáo kiểm kê hàng hóa trong kho tới người phụ trách trực tiếp. Đồng thời tìm hiểu nguyên nhân khi có mặt hàng bị sai lệch quá nhiều.
Xử lý sau khi kiểm kê kho
Kiểm kê hàng hóa trong kho xong, bạn cần gửi báo cáo chi tiết tới quản lý. Từ đó, họ sẽ nắm bắt được chính xác thông tin, mặt hàng, số lượng trong kho. Từ đó đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết, xử lý kịp thời để giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, có cải tiến trong việc bảo quản hàng hóa.
Vừa rồi là quy trình kiểm kê kho hàng chuẩn, đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng qua đó, bạn có thêm thông tin hữu ích, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu có nhu cầu thuê dịch vụ bảo vệ nói chung, bảo vệ kho hàng nói riêng, bạn hãy liên hệ ngay với Bảo vệ Long Hải để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ BẢO VỆ LIÊN DOANH LONG HẢI
Địa chỉ: 1380/5 Lê Đức Thọ, Phường 13, Quận Gò Vấp, TPHCM
Xem đường đi đến văn phòng tại đây
Hotline: 098.1838.458
Hotline: 0932.665.277
Email:info@baove-longhai.com
Website: baove-longhai.com
