Quy trình kho hàng được vận hành tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu mất mát và hư hỏng hàng hóa. Bảo vệ Long Hải xin được cung cấp dịch vụ bảo vệ kho hàng cũng như các thông tin về quy trình này một cách chi tiết và cụ thể nhất.
Quy trình kho hàng là gì?
Quy trình kho hàng là trình tự sắp xếp và quản lý toàn bộ hoạt động trong thời gian một ngày của kho hàng, một cách khoa học theo quy chuẩn. Mỗi một mô hình doanh nghiệp sẽ lựa chọn một quy trình phù hợp riêng.
Khi quy trình kho hàng được lập ra, nó sẽ được áp dụng nghiêm ngặt và tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả tốt nhất. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần thực hiện, theo dõi, giám sát đảm bảo nhân sự sẽ thực hiện đúng quy trình. Từ đó tối ưu chi phí, gia tăng lợi nhuận.
Quy trình kho hàng cơ bản
Quy trình kho hàng được xây dựng để quản lý toàn bộ hoạt động của kho trong một ngày. Do đó, nó có tính thời điểm. Tuy nhiên, dù có nhiều lựa chọn khác nhau nhưng nhìn chung quá trình này cũng sẽ gồm 7 bước chung, cơ bản như sau:
Bước 1: Nhập kho
Trong mọi quy trình kho hàng, bước đầu tiên luôn là nhập hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu… Muốn quy trình đúng chuẩn, ngay trong bước này cần đảm bảo đúng số lượng, khớp chủng loại, thông tin như trên phiếu nhập kho.
Thực hiện một cách nghiêm túc để không xảy ra sai sót, dễ gây ảnh hưởng liên tiếp đến các bước sau:
- Theo dõi chính xác và ghi nhận số lượng sản phẩm trong từng thùng.
- Dán nhãn thông tin ở vị trí dễ nhìn nhất.
- Lập sơ đồ kho hàng, quy định vị trí đặt từng loại sản phẩm. Thông thường, kế hoạch nhập hàng sẽ có từ trước. Nhân sự hoàn toàn có thời gian chủ động để chuẩn bị nhân sự, sắp xếp vị trí cho hàng hoá mới vào nhập kho.
Bước 2: Lưu kho
Tiếp theo quy trình kho hàng là lưu kho. Đây là bước quan trọng giúp cho việc xuất nhập hàng hoá được diễn ra thuận lợi. Hàng hoá cần được sắp xếp khoa học và hợp lý.
Muốn việc quản lý được dễ dàng, khi xếp dỡ hàng hoá cần phân loại hàng hoá. Đảm bảo mỗi hàng hoá đều có một vị trí cố định trong kho. Ngoài việc thuận tiện lấy ra, nhập vào, bạn cũng nên để ý đến khoảng cách an toàn giữa kệ hàng hoá. Kho hàng cần được lưu thông không khí, cháy trường hợp cháy nổ.
Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng tiếp theo
Doanh nghiệp lưu trữ hàng hoá là để thực hiện các đơn hàng theo đơn đặt hàng. Nếu bạn làm tốt bước này, quy trình kho hàng sẽ được tối ưu, giảm được rất nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
Lưu trữ hàng hoá khoa học, việc tìm kiếm và chuẩn bị cho đơn hàng xuất ra sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách sau:
- Nhặt theo đơn hàng: Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, đơn hàng không nhiều đây là cách hợp lý. Chỉ cần có thông tin đơn hàng, bạn sẽ dựa theo số liệu tìm đúng chủng loại và số lượng.
- Nhặt hàng theo cụm: Nếu đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng, quản lý kho theo nhóm và phân loại cụ thể. Khi có đơn, chỉ cần nhặt theo khu vực hàng, giải quyết được tình huống xuất nhiều đơn hàng cùng lúc.
Bước 4: Đóng gói và xuất hàng
Kiểm kê đúng và đủ số lượng hàng xuất ra theo đơn đặt hàng. Tiếp theo đó là phần quan trọng không kém đó là đóng gói để tiện cho quá trình vận chuyển. Việc đóng gói như thế nào sẽ hàng hoá có được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình chuyển hàng.
Đóng gói hợp lý sẽ tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng. Khi hoàn thành đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, nhân sự quản lý kho tiến hành ghi nhận xuất hàng và trừ hàng tồn kho.
Bước 5: Hoàn hàng trả lại
Trong quy trình kho hàng, hoàn hàng là bước không mong muốn nhưng lại có thể xảy ra với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi thực hiện việc hoàn hàng, nhân viên kho cần chú ý:
- Kiểm tra rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại. Chính sách hoàn hàng phải được thực hiện đúng, có sự xác nhận của cấp trên đồng ý cho nhập kho hàng trả lại.
- Hàng trả lại khi nhập kho phải được phân loại: sửa chữa, khắc phục, tái chế hay trả lại cho nhà sản xuất…
Bước 6: Kiểm hàng
Tuỳ vào từng quy định của doanh nghiệp mà bước này sẽ được thực hiện thường xuyên theo tần suất hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Tuy nhiên, để tránh sai sót và phát hiện thiếu hụt hàng hoá sớm nhất, kiểm hàng thường xuyên là quy trình kho hàng đúng đắn.
Việc kiểm hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu các bước trước đó, nhân viên kho sắp xếp khoa học, phân loại chính xác từng khu vực để hàng. Hiện nay, việc quản lý hàng hoá cũng trở nên dễ dàng hơn khi có sự trợ giúp từ các phần mềm quản lý và kiểm đếm số lượng.
Bước 7: Thống kê, báo cáo
Sau hàng loạt các thao tác, quy trình kho hàng sẽ khép lại bằng những văn bản thống kê, báo cáo lên cấp quản lý cao hơn, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hơn, có kế hoạch sản xuất và kinh doanh hợp lý. Các báo cáo thường có là: Sổ kho, báo cáo kho, bảng báo cáo vượt, dưới định mức.
Quy trình kho hàng mà bảo vệ Long Hải giới thiệu trên đây hy vọng sẽ giúp ban quản lý doanh nghiệp có được cách quản lý kho hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi để được cung cấp dịch vụ bảo vệ kho hàng bài bản và chuyên nghiệp nhất.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ BẢO VỆ LIÊN DOANH LONG HẢI
Địa chỉ: 1380/5 Lê Đức Thọ, Phường 13, Quận Gò Vấp, TPHCM
Xem đường đi đến văn phòng tại đây
Hotline: 098.1838.458
Hotline: 0932.665.277
Email:info@baove-longhai.com
Website: baove-longhai.com