Sổ nhật ký bảo vệ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mọi nhân viên bảo vệ đều phải hiểu rõ về sổ nhật ký để tuân thủ ghi chép, báo cáo chi tiết. Vậy sổ nhật ký là gì? Tầm quan trọng của chúng ra sao? Thiết kế sổ nhật ký như thế nào chuẩn nhất. Cùng giải đáp các băn khoăn về sổ nhật ký dành cho bảo vệ dưới đây.
Sổ nhật ký bảo vệ là gì?
Đối với công việc bảo vệ, sổ nhật ký được xem là một mẫu báo cáo công việc hàng ngày của các nhân viên. Nếu như cuốn nhật ký hàng ngày là để ghi chép mọi chi tiết, sự vật, sự việc trong đời sống thì đối với bảo vệ cũng tương tự. Cuốn nhật ký sẽ ghi chép đầy đủ những sự việc diễn ra trong ca trực. Thông thưởng, đối với một ca trực, nhân viên sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký gồm các thông tin sau:
- Tên của người đảm nhận ca trực
- Thời gian trực
- Thời gian chi tiết đi tuần tra các khu vực
- Các sự cố, vấn đề xảy ra trong ca cực
- Bản tường trình hoặc biên bản sự việc đối với những sự cố (nếu có) trong ca trực.
- Tài liệu bàn giao cho ca trực tiếp sau
- Ký xác nhận
Tùy vào tính chất đặc thù của từng vị trí bảo vệ, sổ nhật ký có thể điều chỉnh thêm hoặc bớt các thông tin cần ghi chép. Các nhân viên bảo vệ khi tiếp nhận công việc đều phải được hướng dẫn chi tiết về cách viết nhật ký để đảm bảo mọi việc thông suốt, thuận lợi.
Tầm quan trọng của sổ nhật ký bảo vệ
Không phải ngẫu nhiên, mọi đơn vị sử dụng bảo vệ đều dành thời gian để xây dựng sổ nhật ký. Lý do là bởi cuốn sổ nhỏ bé nhưng lại đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý và chất lượng công việc. Về chi tiết, sổ nhật ký của bảo vệ sẽ đóng các vai trò sau:
Theo dõi, kiểm soát mọi vấn đề trong ca trực
Vai trò quan trọng đầu tiên của sổ nhật ký là theo dõi, kiểm soát mọi vấn đề trong ca trực. Nếu không theo dõi, quá trình bàn giao ca sẽ gặp nhiều khó khăn. Người làm việc tiếp theo sẽ không nắm rõ được các sự việc đã xảy ra trước đó để theo dõi và xử lý. Điều này dẫn đến công việc không hiệu quả, dễ bị chồng chéo.
Đảm bảo quản lý, giám sát chặt chẽ
Đối với công tác quản lý bảo vệ, nếu không có sổ nhật ký sẽ gặp nhiều khó khăn. Người quản lý sẽ không thể bao quát được nhân viên đã làm những gì, có vấn đề gì đã xảy ra, tiến trình giải quyết sự cố như thế nào?.. Những vấn đề này sẽ khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút, tiềm ẩn các nguy cơ mất an ninh, an toàn.
Ngược lại khi có sổ nhật ký bảo vệ, mọi vấn đề đều được ghi chép đầy đủ. Qua cuốn sổ này, quản lý sẽ nắm được mọi công việc để có thể sắp xếp, điều chỉnh cũng như giúp nhân viên giải quyết các vấn đề. Sổ nhật ký cũng là căn cứ, dữ liệu giúp quản lý, giám sát bảo vệ báo cáo với cấp trên cũng như khách hàng – người trực tiếp thuê dịch vụ.
Cách thiết kế sổ nhật ký cho các đơn vị quản lý bảo vệ
Mỗi đơn vị có thể thiết kế những mẫu sổ nhật ký khác nhau để theo dõi kiểm soát hoạt động trong ca trực của bảo vệ. Dưới đây là tổng hợp một số mẫu sổ nhật ký đầy đủ, chi tiết, các đơn vị có thể tham khảo.
Mẫu sổ nhật ký đơn giản
Với các công ty Việt Nam, mẫu sổ nhật ký không cần phức tạp. Bạn chỉ cần lập bảng với các đề mục gồm thông tin nhân viên, ngày giờ, thời gian đi tuần tra, nội dung công việc chi tiết. Bạn có thể khảo sổ nhật ký của Công ty Bảo vệ Long Hải như bảng dưới đây.
| SỔ NHẬT KÝ BẢO VỆ | |||
| Họ và tên nhân viên: | Ngày: | ||
| Chức vụ: | |||
| Bộ phận: | Vị trí: | ||
| STT | Ngày | Thời gian | Vị trí tuần tra | Nội dung công việc |
| Ký nhận: | ||||
| Nội dung bàn giao ca: | ||||
| Người nhận bàn giao ca: | ||||
Mẫu sổ nhật ký dành cho các công ty có yếu tố nước ngoài
Việt Nam luôn mở cửa chào đón các công ty nước ngoài đến làm việc. Vì vậy, số nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng. Đối với những công ty có yếu tố nước ngoài thì sổ nhật ký bạn sẽ phải thiết kế với nội dung tiếng Anh để dễ báo cáo. Dưới đây là mẫu sổ nhật ký để theo dõi, báo cáo các hoạt động của bảo vệ.
| SECURITY DIARY
DAILY SECURITY REPORT |
|||
| Name: | Ngày: | ||
| Position: | Shift: | ||
| Department: | Location: | ||
| No. | Date | Time | Patrol Location | Detail |
| Signature: | ||||
| Handover: | ||||
| Received Person: | ||||
Mẫu sổ nhật ký báo cáo sự cố
Ngoài theo dõi các công việc hàng ngày, bảo vệ cũng có sổ nhật ký riêng để báo cáo các sự cố. Dưới đây là mẫu sổ để báo cáo chi tiết các sự cố nếu phát sinh.
| SỔ NHẬT KÝ: BÁO CÁO SỰ CỐ | |||
| Họ và tên nhân viên: | Ngày: | ||
| Chức vụ: | Ca làm việc | ||
| Bộ phận: | Vị trí làm việc: | ||
| STT | Ngày | Thời gian | Vị trí | Mô tả chi tiết sự cố xảy ra |
Trên đây là chia sẻ giải đáp tầm quan trọng và cách thiết kế sổ nhật ký bảo vệ chi tiết. Hy vọng với những chia sẻ này của Công ty Bảo Vệ Long Hải sẽ giúp bạn xây dựng được mẫu sổ nhật ký theo dõi công việc hiệu quả cho đội ngũ bảo vệ.
